Doel Bewonersvereniging
Statutair is het doel van de Bewonersvereniging Sterrenberg
- de ontmoeting tussen wijkbewoners in het plan Sterrenberg tot stand te brengen, teneinde betekenisvol voor elkaar te zijn, een en ander met inachtneming van de aan deze akte gehechte Wijkvisie Project Sterrenberg. De vereniging ondersteunt de wijkbewoners bij het organiseren van festiviteiten en faciliteert de mogelijkheden om vrijwilligerswerk in de wijk tot stand te brengen;
- het behartigen van de gezamenlijke belangen van de eigenaren van woningen gelegen in het plan Sterrenberg ten einde de kwaliteit van de locatie af te kunnen stemmen op de wensen van de eigenaren, alsmede het kwaliteitsniveau van de locatie op lange termijn vast te houden (waaronder het toezicht houden op de instandhouding van de door Bouw- & Ontwikkelingscombinatie Sterrenberg VOF aangebrachte (groene) erfafscheidingen, tuinbegrenzingen, de achterpaden, groenvoorzieningen en toegangspoorten);
- het verrichten van al hetgeen met het bovenstaande in de ruimste zin verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn.
Lidmaatschap Bewonersvereniging
Statutair is elk nieuw adres in de wijk Sterrenberg (Huis ter Heide, gemeente Zeist) verplicht lid van de Bewonersvereniging. De oprichting van de Bewonersvereniging en het verplichte lidmaatschap is onderdeel van de overeenkomst aangaande de verkoop van de gronden in de wijk door Abrona aan VolkerWessels. Het is verwerkt in de koopcontracten van particulieren en verhuurders.
Persoonsgegevens
De Bewonersvereniging Sterrenberg bewaart de volgende gegevens van de leden
- Naam, adres en woonplaats;
- Emailadressen;
- Telefoonnummers;
- Bankrekeningnummer;
- Bankafschriften.
De grondslag voor het bewaren van deze gegevens wordt vermeld in het verwerkingsregister hieronder.
Doel gegevensverzameling
De Bewonersvereniging Sterrenberg gebruikt de gegevens om:
- de leden de bij het lidmaatschap behorende aankondigingen, stukken en oproepen te sturen; alléén voor dit doel krijgt Abrona de beschikking over de gegevens over naam, adres, woonplaats en email, want Abrona verzorgt de verzendingen, hiervoor is een verwerkingsovereenkomst gesloten;
- de contributie-inning uit te voeren; de bankafschriften en het bankrekeningnummer zijn nodig om de contributiebetaling te registreren; de kascontrolecommissie (afvaardiging leden) kan deze gegevens inzien om de jaarrekening te controleren;
- Leden te betrekken bij specifieke activiteiten; via telefoonnummer (bellen en WhatsApp) en emailadres worden de leden op de hoogte gehouden worden van specifieke activiteiten. Dit gaat op aanmelding.
Gegevens worden niet aan anderen dan Abrona verstrekt.
De gegevens worden bewaard door de bestuursleden. Onderdeel is een centrale opslag in Dropbox, dat met een wachtwoord beveiligd is. Alleen bestuursleden hebben toegang tot de Dropbox.
Verwerkingsregister
| Doel | Grondslag | Gegevens |
| Aankondiging activiteiten waaronder de stukken Algemene Ledenvergadering en de nieuwsbrief | Lidmaatschap | Naam, adres en woonplaatsemailadres |
| Contributie-inning | Lidmaatschap | Naam, adres, woonplaats Emailadres telefoonnummer Bankafschriften |
| Kascontrole | Lidmaatschap | Naam, adres, woonplaats Bankafschriften |
| Informatie specifieke activiteiten | Met toestemming, lid geeft zichzelf op | telefoonnummer emailadres |
Verwijdering van de gegevens
De gegevens op basis van de grondslag ‘lidmaatschap’ worden verwijderd als een bewoner verhuist naar een plek buiten de wijk en de verschuldigde contributie betaald heeft. Dan stopt namelijk het lidmaatschap van de bewonersvereniging. Wel moet de bewoner de verhuizing bij de bewonersvereniging melden. De uitzondering zijn de bankafschriften omdat deze door de bank beheerd worden en niet verwijderd kunnen worden. De bewoner moet zichzelf afmelden voor ‘informatie specifieke activiteiten’.
Verwerkingsovereenkomst Abrona
De Stichting Abrona krijgt de beschikking over de volgende gegevens van de leden van de Bewonersvereniging Sterrenberg:
- Naam, adres, woonplaats
- Email-adres
De Stichting Abrona gebruikt deze gegevens om de leden de bij het lidmaatschap van de bewonersvereniging behorende stukken en oproepen te sturen. Deze stukken worden aangeleverd door het bestuur van de Bewonersvereniging.
De Stichting Abrona verstrekt deze gegevens niet aan derden. De Stichting Abrona schakelt een subverwerker alleen in na toestemming van de Bewonersvereniging.
De Stichting Abrona neemt passende maatregelen om te voorkomen dat gegeven in handen van derden vallen. Ze informeert de Bewonersvereniging onmiddellijk als de gegevens toch in handen van derden vallen.